• 更节省的商旅

    时间:2012-04-24    来源:    作者:马继鹏 我要评论() 字号:T | T

  • 商旅管理经理,这个只有大公司才有的职位其实并不是什么香饽饽,在大公司,经常出差的员工数量庞大且去向多变,每个月单单统计这些人的差旅信息和详细机票订购以及酒店住宿数据都足以使每个商旅管理经理发疯。

    大多数具备财务管理经验的商旅经理都希望,公司出差人员的出差信息、机票订购信息、酒店支付信息及其与开销数据能够被统一管理,最关键的是,这些信息的管理要和财务管理一样是自动化的,每个月每位出差人员的相关信息都能一目了然的呈现在自己面前,到年终通过数据的汇集和分析整理能看出哪家航空公司或哪家酒店是公司使用频率最高的。

    陈昭旭(化名)在两年前已经实现了上面的愿望,他现在在商旅管理经理这个岗位上干得如鱼得水,他现在的工作状态和两年前完全不同,德国嘉惠国际提供的商旅管理解决方案已经使他摆脱了之前的“苦差事”。

    <b>繁杂的大数据</b>

    但在两年之前,情况可完全不是这样。陈昭旭是一家欧洲跨国公司的商旅管理经理,这家公司在中国的员工数量有3000人之多,其中很多员工都是“空中飞人”,每天大概都有相当一部分员工在全球范围内出差。按照以前的管理方式,员工在出差之前都要通知陈昭旭预订机票和酒店,预定好之后,员工使用自己的个人信用卡进行支付,出差完之后员工再拿着票据找财务经理报销。

    在整个过程中,陈昭旭所属部门负责的环节可不仅仅包括替出差人员预定机票和酒店,每个月他们都需要将公司员工出差的详细信息和机票购买等数据录入公司的管理系统,以便财务总监能清晰的掌握公司在差旅方面的支出。

    问题是,在整个数据的录入过程中,陈昭旭都要对每个出差员工的开支信息进行核实,并且要将这些大宗而不透明的支付信息梳理清楚。由于一个公司的差旅部门并不会像财务、人力资源等部门被公司所重视,所以陈昭旭手下的员工少得可怜。“虽然是这个公司的负责人,但大多数的具体工作还得我干,工作并不轻松。”陈昭旭说。

    其实,陈昭旭以前是另一家公司的财务人员,长期练就的职业素养使他变得细心、专一,对于复杂的财务数据他并不感觉到厌烦,因为在这个领域有专业的软件公司提供服务,一般规模稍大一点的公司都实现了财务管理自动化。

    但在商旅管理领域,比较成熟的管理方案少之又少,在中国,如果和一家实力较强的旅行社合作,它或许能提供相关的旅行管理服务,但旅行社数据渠道单一,一家旅行社并不能能提供企业出差人员与其他旅行社发生交易信息。

    陈昭旭所在的企业并不另外,公司高管们都希望他能控制出差成本,但每当他这样做时都感觉到无法入手,他往往都不能清楚的知道公司全年在国航或德国汉莎航空公司花了多少钱、公司有多少员工喜欢在希尔顿集团的酒店住宿,如果他能搜集到这些信息,在次年的商旅规划中他就能以有效的数据和那家航空空司或酒店进行价格谈判,以更好的节省公司的差旅成本。

    德国嘉惠国际(AirPlus International) 总裁兼执委会主席戴柏克(Patrick W. Diemer)先生在接受记者采访时说,绝大多数公司对于商旅成本控制都是严格的,尤其是在金融危机之后,商旅成本成为企业的第二大可控成本。

    成本控制时下已经变成一门花钱的艺术,但前提条件时,所有的控制行为要需要以真实可信、清晰明了的数据作为基础,商旅管理不再只是成本削减的问题,更是一个企业管理水平、管理效率的体现。

    实现这一点似乎并不难,只要公司有一个统一的支付帐户,每个出差人员的支付行为都统一在这个帐户下就能很好的解决这个问题。“很多公司都很关心财务流程的高效运转,因此我们很乐意在在流程上帮助他们做一些提升,既提高效率也节省成本。” 戴柏克说。

    德国嘉惠国际是一家专门为大型跨国公司提供企业方商旅支付管理方案的公司,总部设在德国纽伊森堡,其母公司为德国汉莎集团和巴伐利亚银行,嘉惠国际在欧洲已经有23年的时间,为全球拥有超过38000家企业客户提供服务。

    2008年,德国嘉惠将这一成熟的商旅支付管理手段和理念带入中国市场。企业客户可以通过嘉惠一整套的商旅管理支付解决方案,包括集中支付帐户、公务卡和在线管理工具等服务来管理和节省商旅开支。

    2011年,德国嘉惠在中国的业务实现了100%的增长,这在所有的在华跨国公司中是极其罕见的,这至少说明一点,中国的商旅管理需求旺盛,很多商旅经理都希望自己的困惑得到彻底的解决。

    <b>清晰的节省成本</b>

    德国嘉惠国家的英文品牌名称“AirPlus International”,直译的大概意思是航空服务增值,所以,嘉惠国际的大多数服务都是和航相关的。在航空支付领域,他的地位处于世界同类公司前三名。

    戴柏克说,许多公司在进行商旅管理之前,商旅预订和支付大多都分散在各个部门或分子公司,这个时候使用一项能够集中进行交易处理和进行集中信息集成整合的工具显得非常重要。“这样公司就可以一目了然的知道,从航空公司那儿采购了多少服务,从其他的服务提供商那里使用了多少服务。”戴柏克强调这种成本列支细化至关重要,议价的要诀也就在于此。

    通过数据分析商旅经理能够清楚知道到底采用哪一种商旅方式更多一些,从而与这些服务提供商逐一进行谈判,获得更有竞争力的议价。另外还可以据此制定相应的商旅政策,更好的管理成本。

    戴柏克介绍说,一个完整的商旅管理项目通常由选择商旅代理机构、在线预订工具、选择支付手段、开支管理、供应商签定合同以及商旅管理的支付等六个方面组成。据悉,目前大部分公司都会在内部制定或者构建整个的商旅管理的基础设施,但是一少部分公司也会采取聘请商业咨询公司帮忙构建体系框架,但是这种情况并不常见。

    戴柏克根据多年的行业经验判断,一家年商旅费用达到2500万元~4000万元人民币的公司就有必要专门设立类似商旅管理经理的职位,来负责制定适合公司的商旅制度,接洽专业的商旅管理公司。但是戴柏克强调现在大部分客户的商旅经理都是兼职的,不仅仅负责商旅管理的职责,还有其他的职责。

    如何实现对企业商旅管理中纷杂细节的管理呢?按照商旅经理们的预想,这个解决方案必须要能够解决两个问题:第一,实现大量的内部差旅人员的数据与机票信息的搜集与整理;第二,解决机票支付与内部财务系统的时间差协调问题,并对所有的差旅信息做出科学的分析,以便给公司高层提供直观的决策依据。

    德国嘉惠国际在中国已经为众多国际和本土的客户解决了上述困惑,在中国,嘉惠与中国国际航空公司合作,通过嘉惠提供的解决方案,客户如果预定国航的机票,公司内部所有出差人员的机票信息都能自动汇总到嘉惠提供的“嘉惠资讯经理”在线报告系统中。

    嘉惠国际在中国另外一家重要的合作伙伴是中国信用卡发行量最大招商银行,嘉惠国际与招商银行发行了一张名为“招行嘉惠公务卡”的联名信用卡,只要嘉惠国际客户的员工在商旅过程中用这张卡进行支付,产生的数据都会自动汇集到“嘉惠资讯经理”在线报告系统。

    事实上,德国嘉惠国际最大的优势在于它是全球最大的UATP(环球旅行计划)寄存账户发行商,企业方的商务旅行管理者只需要将嘉惠的“公司账户”信息寄存于其订票旅行社中,即可通过“国航嘉惠公司账户”订购机票,企业方所有的差旅人士信息、机票数据以及其它附加信息的搜集工作将通过嘉惠系统以及订票社自动完成。

    在约定的时间点,嘉惠将为企业客户寄出当期的机票信息数据对账单,企业方只需按对账单的信息进行付费即可,而不用再纠结于旅行者的飞行信息;同样旅行社方面由此而彻底摆脱了为企业方垫付机票的成本压力,而获得了资金链的解脱。

    在这里有必要解释一下UATP寄存账户, UATP (Universal Air Travel Plan) 即环球航空旅行计划,总部位于美国华盛顿,是第一个服务于商务旅行的全球性支付系统,它能够有效地帮助企业方控制和降低航空旅行、服务费用、管理费用和票价的支付成本。迄今为止UATP的交易覆盖了100多个国家和地区,全球有超过260家航空公司与数千家旅行社接受UATP的支付方式。

    更为关键的是,UATP 所掌握的庞大数据量也是业内同行无可比拟的。无论客户在哪家航空公司购买机票,也不管其采取何种购买方式(例如通过旅行社、在线订票网站或直接在航空公司购买),UATP 都可以提供与此机票相关的三级数据。

    同样的原理,公司客户通过进行消费的酒店、租车信息将自动导入“嘉惠资讯经理”在线报告系统。商务旅行管理经理由此可以轻松地获取企业差旅者所有的消费数据信息,从而进行有效分析。

    德国嘉惠国际在近期发布的第六年度《嘉惠国际商旅管理研究报告》显示,越来越多的公司注重分析企业内部的商旅开支,额外成本已经成为商旅行业的固定支出。在接受调查的商旅经理中,74%的受访者已经将额外成本列入了他们的预算中。据悉,在接受调查的商旅经理中,82%的受访者在密切关注着公司的差旅成本。

    UATP (Universal Air Travel Plan) 即环球航空旅行计划,总部位于美国华盛顿,是第一个服务于商务旅行的全球性支付系统,它能够有效地帮助企业方控制和降低航空旅行、服务费用、管理费用和票价的支付成本。迄今为止UATP的交易覆盖了100多个国家和地区,全球有超过260家航空公司与数千家旅行社接受UATP的支付方式。

    更为关键的是,UATP 所掌握的庞大数据量也是业内同行无可比拟的。无论客户在哪家航空公司购买机票,也不管其采取何种购买方式(例如通过旅行社、在线订票网站或直接在航空公司购买),UATP 都可以提供与此机票相关的三级数据。

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